После созвона остаются две вещи: запись, которую никто не пересмотрит, и смутное ощущение, что о чём-то договорились. Протокол превращает первое во второе — в список того, кто что делает и к какому сроку. Писать его вручную долго, поэтому обычно его не пишут. Ниже — как сделать протокол из записи, не переслушивая её.
Что должно быть в протоколе
Хороший протокол короткий. Его читают люди, которые были на встрече, и им не нужен пересказ разговора. Им нужны три вещи:
- Задачи — что сделать, кто отвечает и к какому сроку.
- Решения — что окончательно договорились делать или не делать.
- Контекст — два-три предложения о том, что обсуждали, чтобы через месяц было понятно, откуда взялись задачи.
Всё остальное — кто как аргументировал, какие варианты отбросили — нужно редко, и для этого есть сама запись.
Шаг 1. Получить запись
Почти все сервисы видеосвязи умеют записывать встречи, различается только место, куда попадает файл.
- Zoom. При локальной записи файлы сохраняются в папку Zoom в «Документах», и рядом с видео обычно лежит отдельный файл со звуком
audio_only.m4a— он и нужен. У облачной записи звук тоже можно скачать отдельным файлом. - Телемост и другие сервисы. Запись сохраняется туда, куда её кладёт сервис, — как правило, в облачное хранилище. Если доступно только видео, звук придётся вытащить (шаг 2).
- Встреча вживую. Подойдёт диктофон телефона, положенный на середину стола. Это лучше, чем ноутбук в углу комнаты: расстояние до говорящих важнее качества микрофона.
Шаг 2. Уложиться в 20 МБ
Telegram позволяет ботам скачивать файлы до 20 МБ. Голосовые и короткие записи укладываются в лимит с запасом, а вот видео часового созвона — нет.
Решение — отправлять не видео, а звук. Для распознавания речи не нужны стерео и высокий битрейт: моно с битрейтом 32 кбит/с занимает около 14 МБ на час записи. На компьютере с установленным ffmpeg это одна команда:
ffmpeg -i meeting.mp4 -vn -ac 1 -c:a aac -b:a 32k meeting.m4a
Если запись длиннее полутора часов, проще разрезать её на две части и отправить по очереди — каждая станет отдельной заметкой.
Шаг 3. Отправить запись боту
Откройте VoiceKit и отправьте файл как обычное вложение — аудио, документ или видео. Язык выбирать не нужно, бот определяет его сам.
В ответ придёт заметка, а не стенограмма. Если в разговоре прозвучали поручения, они окажутся в блоке «Задачи» — по одному на строку, с исполнителем и сроком, если их назвали вслух. Принятые решения — в блоке «Решения». Ниже — связный текст о том, что обсуждали, а сверху короткий заголовок, по которому встречу легко найти среди других.
Пример того, как выглядит результат:
Задачи:
• Собрать метрики по воронке — Ира — до четверга
• Починить оплату картой — Дима
Решения:
• Релиз переносим на следующую неделю
Обсуждали загрузку команды перед релизом и то,
что тесты сейчас проходят дольше обычного.
Если блок пустой — например, никто ничего не решил, — бот его не выдумывает и не показывает.
Шаг 4. Проверить и разослать
Машинная расшифровка ошибается предсказуемо: в фамилиях, названиях продуктов и узких терминах. Пробегите глазами задачи и поправьте имена — это минута работы.
Дальше протокол можно переслать в рабочий чат как есть. Для тех, кому нужна совсем короткая версия, под заметкой есть кнопка «Саммари»: она сожмёт запись до нескольких пунктов.
Свой формат протокола
Если в команде принят свой шаблон — с повесткой, списком участников и следующими шагами, — его можно сохранить. Команда /prompt в боте позволяет завести до трёх своих инструкций, и каждая появится кнопкой под заметкой. Один раз пишете «оформи как протокол: повестка, участники, решения, задачи с ответственными», дальше нажимаете кнопку под любой записью.
Когда запись встречи лучше расшифровать вручную
Бот не размечает реплики по говорящим и не ставит таймкоды. Если протокол юридически значимый — собрание акционеров, заседание с голосованием, — где важно, кто именно и что сказал, лучше использовать сервис с разделением спикеров или ручную расшифровку. Для рабочих созвонов, планёрок и встреч с клиентами этого обычно не требуется: важны договорённости, а не стенограмма.
Первые 30 минут в VoiceKit бесплатны — этого хватит, чтобы проверить на получасовой встрече или на первой части длинной.